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事例から学ぶ!「どうすればいいの?IT化・デジタル化」

働き方改革
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世の中に「IT」という言葉が登場したのは、もう20年以上の前のことです。いまやデジタル技術は、社会のさまざまな場面で使われています。とくに最近は、新型コロナウイルスの対策として、「非対面型・非接触型ビジネス」が注目を集めており、IT化・デジタル化への関心が高まってきました。
とはいえ、中小企業・小規模企業にとって、デジタル技術の利活用はなかなかハードルが高いことも事実です。
今回は、いくつかの事例を紹介するとともに、中小企業・小規模企業がITを導入する際のポイントについてご紹介します。

デジタル化イメージ

IT化・デジタル化が必要な理由とは…

なぜIT化・デジタル化をすすめなくてはならないのでしょうか。その理由は、企業によって様々ですが、主なものとしては、①人手不足、②働き方改革、③業務の効率化、④ビジネスチャンスの拡大などがあります。
それぞれについて、ミラサポplusの事例から、企業の取り組みをご紹介します。

①人手不足に対応するため

中小企業・小規模企業の多くが、人手不足に悩んでいます。業種によっては、求人難のため、黒字倒産や廃業のリスクも抱えています。ITの利活用により、少人数でも業務を行える体制をつくることができれば、人手不足の解消につながります。
少子高齢化により、これから日本の労働人口が減少していくことは避けられません。IT化は、課題解決のための一つの方法になります。
人手不足解消のために、仙台市の焼肉店はお客様にタブレットでメニューを注文してもらう「セルフオーダー」システムを導入しました。これにより、いままで6人必要だった現場が5人のシフトで回せるようになりました。また詳細なオーダー情報を活用して、メニュー改善にも取り組んでいます。

セルフオーダーで人手不足を乗り切り、営業時間増へ

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人手不足に悩みランチ営業は週末のみに。肉のカッティングや盛り付けなどは信頼できるスタッフに任せたいため採用数は限られる。
オーダー時は専門的な肉の部位など聞き間違いも発生。追加オーダーの呼び出しも多い。
POSレジの必要性は知っていたが、価格が高かった。

②働き方改革をすすめるため

新型コロナウイルスの感染対策として、テレワークを導入する企業が増えています。テレワーク等のデジタル技術を導入することで、地方や海外の人材活用が可能になります
また最近、IT技術を活用することで、従業員の子育てや介護などのライフステージにあわせた柔軟な働き方に対応しようとする企業も増えています。これにより、優秀な人材の確保や従業員の定着率の向上にもつなげるのが狙いです。
集合住宅の清掃サービスを行っている企業では、「クラウド型のコミュニケーションツールと業務改善グループウェア」を導入し、本社と遠隔地スタッフのコミュニケーションを円滑にするとともに、細やかな業務管理を行っています。IT技術により、短時間雇用契約が多い子育て層が働きやすい環境づくりをすすめています。

クラウドサービスの活用により、子育て世代の雇用創出と、遠隔地スタッフのモチベーションの向上を実現した企業

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前田社長は商圏が拡大していく中で、遠隔地と本社のスタッフが直接のコミュニケーションが取れなくなることや、掃除サービスの品質低下を懸念し、クラウド型コミュニケーションツールの導入を決めた。 ツール内に用意された社内の電子掲示板やチャット、メールなどの機能を使い、遠隔地のスタッフが本社スタッフと円滑に意思疎通できる仕組みを構築。モチベーションの向上を図ることも実現している。

③業務を効率化するため

IT化の一番の目的は、業務の効率化です。多くの企業が、ITの導入により業務を効率化することで、コストを削減したり、労働環境を改善したりしています。
業務の効率化の方法として、注目を集めているのが、RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)という事務作業などを自動化する技術です。
現在は定型業務が自動化の中心ですが、今後はAI(人工知能)の発達により、自動化できる業務領域は広がっていくことが予想されます。
ある食品会社は、顧客情報や購入履歴などのデータベースをもとに、訪問優先度の高い顧客を抽出し、毎日の営業訪問先リストを自動作成するシステムを導入しました。RPAの導入により、従業員1人当たり残業時間が月約3時間減少し、労働環境の改善につながっています。

RPAの導入により定型業務を自動化し、残業時間短縮を実現した企業

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顧客情報の管理業務などに時間が掛かり、従業員の退社時刻が遅くなるのが課題だった。RPAを課題解決につなげるため、2019年に導入。経験豊富なベテランのアポイントメントの頻度や優先順位を数値に置き換え、それを顧客リストに組み込むことにより、訪問優先度の高い顧客を自動的にリスト化できるようになった。 導入前後の1年間を比較すると、従業員の残業時間が1人当たり月3時間6分減少。顧客と親密に会話する時間が増えたことが売上げと仕事に対するモチベーション向上に貢献した。

④ビジネスチャンスを広げるため

デジタル技術は、ビジネスシーンを大きく変えました。いまや電話やFAXでの商談から、メールやオンラインでの商談が一般的になっています。インターネットの活用は販路やマーケットを国内から海外へ、グローバルに広げる可能性があります。
中小企業でもホームページを開設している企業が8割を超えているというデータもあります。また、Facebook・Twitter・InstagramなどのSNSを販売促進に上手に活用している企業も目立ちます。
ある旅館では、創作料理店やエステ等の地域事業者とコラボした宿泊プランをInstagramで発信しています。コラボレーションの写真が評判となり、30代女性を中心とした利用者から口コミで高評価が広がっています。

SNSでの丁寧な情報発信と地元事業者との連携で感染症を乗り越える旅館

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感染症流行下において、地域の事業者と連携した取組に力を入れた。地元の創作料理店と連携し、朝食を二十四節気にちなんだ内容に磨き上げ、2週間ごとにメニューが変わるようにした。また、タロット占いやエステ付きプランなど地域の様々な事業者とコラボレーションした宿泊プランを企画。 こうしたコラボレーションの様子をインスタグラムで発信したところ、30代女性を中心とした利用客から口コミで高評価が広がり、2020年6月の営業再開後も順調に予約が入った。

ITを導入するためのポイント

「ITの必要性は理解しているが、導入は大変そうだ」と、二の足を踏む企業も多いと思いかもしれません。経営資源に乏しい小規模企業にとってIT化は大変です。ここでは、IT導入を成功されるポイントについて紹介します。

①経営者が明確なビジョンと強い決意を示す

ITを導入することで、仕事の方法や業務の流れは変わります。いままでのやり方に慣れていた従業員からは「どうして変えるのか」という反発を受けることも考えられます。
また生産性向上ばかりに目を向けると、自社の「強み」や「こだわり」が薄れる可能性もあります。極論になりますが、細やかな接客サービスが魅力のお店が、ITを利用したセルフサービスを導入すると、顧客が離れることにもなりかねません。「自社の強みは何なのか」を考え、その強みを強化するために、IT化をすすめることが大切です。
経営者が自社の現状分析を行い、将来ビジョンと解決したい課題を明確にし、強いリーダーシップを発揮していくことが、IT導入には欠かせません。

②プロジェクトチームでIT導入をすすめる

IT導入を成功させるためには、ITのユーザーである従業員の協力が欠かせません。
計画段階から従業員が参加したプロジェクトチームを作り、デジタル技術に関する知識やスキルを高めながら、IT導入をすすめていく必要があります。
経営者のなかには、パソコンが苦手という方もいると思います。もちろん自身が勉強し、デジタルの知識とスキルを身につけることも必要ですが、従業員のなかからIT化の中心を担うキーパーソンを見つけ、プロジェクトリーダーとして育てていくことはもっと重要です。
参画型プロジェクトを通じて、現在の業務における課題、ITで改善すべきポイントについて話しあいながら、従業員が自分のこととしてITの利活用を捉えることができるようにしてください。

③外部スタッフ・支援機関を活用する

多くの小規模企業では、ITについての知識もスキルも乏しいのが実情です。
そんな時は、都道府県のよろず支援拠点や地域の商工会・商工会議所などに相談し、支援機関を通じて外部の専門人材の力を借りることをおすすめします。
とくに「IT投資」について専門知識が欠かせません。オリジナルでのシステム開発をするのか、既製品であるパッケージソフトを使うのか、インターネットで提供されているクラウドサービスを使うのかによっても、投資額は大きく変わってきます。
専門家のアドバイスを受けつつ、費用対効果を考えて、適切なIT導入を進めましょう。

IT化のための補助金・補助事業

企業のIT導入を支援するための補助金・補助事業には、様々なものがあります。
たとえば、「IT導入補助金」は生産性向上に貢献するITツール・ソフトウェア導入のための補助金です。「小規模事業者持続化補助金」では、販路開拓等のIT導入の費用を支援しています。
「中小企業デジタル化応援隊事業」では、IT専門家によるデジタル化・IT活用のサポートを支援してます。
補助金・補助事業の活用にあたっては、まず自社の課題を明確にし、課題解決に有効なITツール・ソフトウェアを導入することが求められます。

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